关于印发《第三次ISM工作研讨会会议纪要》的通知,
关于印发《第三次ISM工作研讨会会议纪要》的通知
海安全〔2002〕305号 2002年6月26日
2002年6月9日至10日，部海事局在北京组织召开了第三次ISM工作研讨会。23名担任过审核组长并负责ISM工作的直属海事局的领导和业务负责人参加了会议。会议由部海事局审核中心杨新宅主任主持，郑和平副局长和安全管理处李光辉副处长出席会议并讲话。八位审核组长在会上作了交流发言。会议对《ISM规则》的理解以及在审核中运用、审核业务管理等有关问题进行了研讨。现纪要如下：
一、提高审核质量、树立审核权威
会议认为，目前对航运公司安全管理体系的审核工作已逐步规 范，审核管理也已初步完善。但就审核工作而言，还存在着一定的差距和不足，有必要进一步加强并改进审核管理工作，提高审核质量，树立审核权威。为此，特提出以下要求：
1、各审核组在审核过程中，遇到无明确规定又难以掌握疑难 问题，尤其是涉及到需开具重大不符合规定的情况时，应及时向部海事局报告，沟通有关情况。
2、审核员在审核过程中，要正确运用审核技巧，创造和谐的 审核氛围，要善于听取航运公司的不同意见。同时，要用严谨的工作作风、对规则的准确理解和熟练的审核技巧来树立审核权威。
3、年度审核应在文件审核的基础上把活动审核作为重点，要 加大活动审核的力度。对文件的审核，各审核组要针对被审核公司的特点，运用规则的原理提出审核意见，重点要看公司安全管理体系结构化、文件化的程度及其完整性，不宜要求公司的体系文件必须有多少个程序、多少个须知。对于活动审核，在重点验证公司安全管理活动与其体系文件规定符合性的同时，还要注意程序文件、操作方案或须知的可操作性。提倡并鼓励公司对体系文件以更具可操作性为目的进行简化。
4、各审核员在审核过程中要认真履行审核职责，强化责任意 识。要严格执行《航运公司安全管理体系审核员管理规定》,特别是第二十九条至第三十二条的要求。审核组长还要特别注意认真审查不符合规定情况报告，严格把关，确保事实清楚、证据确凿、依据准确、文字叙述完善，从而具有可追溯性。审核组所开具不符合情况报告的准确性和完善性，审核组长填写《审核员考核表》的认真负责程度及对审核员评价的准确性，是审核中心考核审核组长的重要依据。
5、各审核员要认真反复地学习并充分理解审核发证的有关规 定，特别是《审核发证规则》和《审核发证程序》、《审核员管理规定》，并严格执行。
二、统一规则理解、规范审核要求
会议认为，为提高审核质量，树立审核权威，需要进一步统一 对《ISM规则》的理解。会议就目前在SMS审核中存在疑问的，以及容易产生误解的《ISM规则》有关条款和关键词进行了深入地讨论，并达成了共识。会议同时对1999年第一次ISM工作研讨会（北戴河）提出的有关研讨意见予以确认。
就统一对规则的理解，会议经过并结合北戴河研讨会意见，形成了“有关《ISM规则》条款理解的指导意见”（附后）
规范审核要求方面，会议经过讨论并结合北戴河研讨会意见，明确了以下事项：
1、公司对不符合规定情况的纠正
公司提出的纠正措施审核员应予签字确认，但在时间上可放在末 次会议后一星期内完成，可由审核组长指定的审核员执行。年审时审核员应验证上一次不符合情况纠正措施的落实情况并签字，并将不符合规定情况报告的正本及纠正的客观证据收回，随年审报告报部海事局。
2、关于换证审核提交材料问题
换证审核时，由于提交申请的时间要求较早，申请材料可不包括 有效性评价报告，但有效性评价报告应提交审核组。
3、关于公司体系发生重大变化后的审核安排
公司发生影响安全管理体系的重大变化时，公司应报告主管机关。 片区和当地海事局应对发生的变化作出判断，并报由部海事局按照《审核发证规则》的规定决定是否实施附加审核。
4、关于公司双标体系文件规范要求问题
对于以一套体系文件同时实施双标甚至多标的公司，建议但不强 制要求以《ISM规则》为主线建立体系。但审核时要求公司必须提供体系文件与《ISM规则》条款要求的对照表，必要时审核组可要求公司指出哪些内容用以满足《ISM规则》哪些条款的要求。
5、关于手机值班问题
公司值班的关键是要在船岸之间保持随时有效的联系并在出现紧 急情况时做出反应。如果手机值班能满足要求，应予认可。
有关《ISM规则》条款理解的指导意见
1、关于ISM规则的前言
ISM规则的前言是对ISM规则背景的描述和重点内容的强调，不是ISM规则的正式条款，不宜直接作为审核的依据。
2、关于船舶管理公司的责任（ISMC1.1.1、1.2.2和3.1） 规则所要求的公司应当建立、实施并保持安全管理体系，其根本出发点是要落实船舶安全和防污染的管理责任。因此，规则中所称承担船舶的营运责任，是指有关安全和防污染的责任，是否承担经营责任不属规则所调整的范畴。但管理公司若不管相关船舶的经营，则负责船舶经营的公司应当把与安全有关的船舶信息告知管理公司。
审核中应注意把握两点：（1）形式上，船舶管理公司已用签定管理协议的方式明确承担了规则所规定的所有船舶安全与防污染责任与义务。（2）实质上，确有证据表明船舶管理公司对船舶安全与防污染事务具有控制权和决定权。
3、关于目标和安全与环境保护方针（ISMC1.2和2.1）
ISM规则关于安全和环境保护方针的要求是实现规则所规定的目标的总体战略计划。方针包括目标，同时体系文件应对如何实现目标加以简明阐述。
4、关于岗位或部门职责及岗位适任条件（ISMC3.2）
体系文件必须规定岗位职责，但不必要求规定部门职责；部门职责是否制定可由公司自定。
体系文件规定“责任、权利及其相互关系”所涉及岗位或部门的范围，应当根据该岗位或部门（如财务部门或其某个岗位）是否承担了规则所要求的体系及其活动的职责而确定。审核中掌握的原则是，只要与安全和防污染事务有关的工作均应纳入体系管理范围。
公司可根据实际需要并结合本公司具体情况规定岗位适任条件，有关的关键岗位要符合主管机关制定的标准。
5、关于船长的责任（ISMC5.1）
规则5.1.4所述“审核”，是核查、查验、检查的意思。船长关于这一责任所扮演的是对安全管理体系在船上运行的监控人的角色，属于日常性工作。
规则5.1.5所述“复查”，是要求船长根据安全管理体系在船上运行的实际情况，审视公司所建立的结构化、文件化的安全管理体系本身是否存在问题。“不足之处”亦即“缺陷”。“复查”需以一定的形式和适当的间隔进行，但一般情况下，公司应当要求船长在离任前实施一次复查。
规则5.1条的有关要求不必以体系程序或操作须知的形式体现。
6、关于需要书面通知的开航前指令（ISMC6.3）
本款是针对新聘和转岗人员熟悉职责提出的要求。需要书面通知 的开航前指令也是针对新聘和转岗人员的，是确保其熟悉职责的具体措施之一，并应在熟悉职责的程序中加以规定。开航前指令的范围和内容，应当由公司根据实际需要和具体情况确定。
7、关于“标明的程序”（ISMC6.5，8.1，10.3）
“标明”是“找出并予以明示”的意思。规则要求的是建立有关标明的“程序”，即实际活动是“按规定的程序标明”某些内容。所以，标明的过程，即如何标明，是规则所要求体系文件要解决的问题。而标明本身是执行体现要求的具体活动，标明的内容是活动的结果。因此，安全管理体系文件中必须具有标明的程序，不仅是列出标明的项目或内容。
8、关于信息传递（ISMC6.6）
信息应为与安全管理体系有关的信息。传递所用语言或文字要求 是一个方面的条件。公司应建立信息传递的程序，但不一定是单独的。
9、关于“船上操作方案的制定”相关要求（ISMC7）
规则要求的是建立程序，程序是关于制定船上关键性操作方案和 须知（包括必要的检查清单）的。所以体系所体现的是有这样一个程序，描述的是如何或是怎样制定船上的的操作方案。而制定操作方案的过程是执行体系要求的具体活动。“检查清单”则是“方案或须知”的一个组成部分或者全部，是由公司根据实际需要而定的。“与之相关的各项工作”应理解为与“制定操作方案”有关的各项工作。“分配给适任人员”应当在制定操作方案的程序中明确。如果公司把关键性操作方案的执行亦分配给适任人员，则属于公司自己的要求，应予支持和鼓励。
10、“阐述”的含义（ISMC8.1）
阐述即描述，是对紧急情况局面的描述。
11、关于规则第9章和第10章“不符合规定的情况”的异同 “不符合规定的情况”的含义、概念是相同的，但范围不同。ISMC9涉及所有情况；ISMC10只涉及船舶设备日常维护保养。
12、关于公司内审、复查和评价（ISMC12）
公司体系文件要有内审、有效性评价和管理复查的程序。内审和 评价是定期的，而管理复查是“必要时”进行的。有效性评价是管理复查的前提。内审、评价和管理复查处于不同层次，在内容、形式、参加者等方面都有所区别。
13、关于ICS/ISF《应用指南》的应用
该《应用指南》不是审核标准，但应鼓励公司在建立体系过程中 参考。
14、关于规则对程序的要求
规则中多项条款提出了“建立实施并保持有关程序”的要求。公 司体系文件中程序的数量根据其具体情况自行确定。满足一个条款中建立程序的要求可以是制定多个程序，也可以由一个程序满足不同条款中建立程序的要求。审核的着重点是看其覆盖性。
15、关于指定人员
公司的总经理、副总经理可以兼任指定人员。
11.关于印发《第三次ISM工作研讨会会议纪要》的通知5.0-部海事局规范性文件--海安全〔2002〕305号--2002年6月26日起施行--关于印发《第三次ISM工作研讨会会议纪要》的通知
来源：中华人民共和国海事局
