关于印发《海船船员技术档案管理办法》的通知

关于印发《海船船员技术档案管理办法》的通知

海船员﹝2006﹞541号  2006年11月20日

各直属海事局，中国海事服务中心：

为进一步规范船员考试、评估和发证等工作，提高船员管理工作水平，有效保护和利用船员档案，充分发挥船员档案在海事管理工作中的作用，我局制定了《海船船员技术档案管理办法》，现印发给你们，请遵照执行，并就有关事项通知如下：

一、各直属海事局应对本办法颁布前所管理的海船船员档案进行全面整理，整理工作应在2008年6月30日前完成。

二、自本办法颁布之日起，各直属海事局对初次申请和换发适任证书的档案，应严格按照本办法的规定，按“一人一档”的要求建立档案；对换发适任证书的档案，还应将本办法实施前的适任证书档案一并归到该档案中。

三、中国海事服务中心建立的有关船员适任考试档案，要参照本办法进行管理。

四、各单位应将海船船员技术档案管理纳入到本单位的船员考试、评估和发证质量体系。

五、本办法实施后，我局将定期对各直属海事局的海船船员技术档案进行检查。

海船船员技术档案管理办法

第一章  总则

第一条  为了加强对海船船员技术档案(以下简称“船员档案”)的管理，有效地保护和利用船员档案，充分发挥船员档案在海事管理工作中的作用，依据《中华人民共和国海船船员适任考试、评估和发证规则》、《海事业务档案管理办法》、《海事科技档案分类编号办法实施细则》和《海事业务文件材料归档范围和保管期限(试行)》，结合海船船员管理工作的实际情况，制定本办法。

第二条  船员档案，是船员考试发证机关在船员注册、培训、考试、评估和发证管理等工作过程中形成的具有查考、利用价值的各种文字、图表、声像、光盘等不同形式和载体的文件材料，是本单位海事业务档案的组成部分。

第三条  船员档案由船员考试发证机关负责建立并集中统一管理。

第四条  船员考试发证机关应按规定和程序对船员的注册、培训、考试、评估、证书的发放、适任情况以及对船员的处罚等进行登记；船员档案应真实反映每个船员完整的海上资历、业务技术水平、教育培训、考试评估情况和适任能力。

第五条  各级船员考试发证机关应加强船员档案的管理工作，建立健全船员档案管理制度，指定专人负责船员档案的管理。

船员档案管理人员应忠于职守、遵纪守法、熟悉船员管理业务，并具有一定的档案管理知识。

第六条  船员考试发证机关应按照本办法进行船员档案的收集、登记、整理、保管、利用、统计、迁移和销毁等工作。

第二章  职责

第七条  船员考试发证机关在船员档案管理工作中的职责：

（一）贯彻执行档案管理工作的法律、法规及有关规定，结合实际情况制定船员档案管理的规章制度。

（二）负责船员档案管理和利用工作。

（三）完成上级交办的档案业务工作。

（四）学习、研究和采用新技术，推行船员档案管理现代化。

（五）培训船员档案管理人员，交流船员档案管理工作经验。

（六）提供安全存放船员档案的场所。

第八条  船员档案管理人员的职责：

（一）执行船员档案管理工作的各项法律、法规、规章制度。

（二）具体负责船员档案的分类整理、立卷、标识、登记、统计、归档、保管、迁移、销毁和提供利用等工作，保证船员档案案卷的质量。

（三）负责编制适用的档案检索工具，以保证迅速准确地查调档案，汇编档案资料。未经批准，不得擅自利用职权扩大船员档案的利用范围。

（四）负责定期对船员电子档案进行备份、转出(入)有关数据。

（五）按规定督促检查有关人员送交应归档船员档案，熟悉所保管的船员档案情况，掌握档案管理现代化技术。

（六）负责船员档案的核查工作。

（七）保护船员档案的安全，做好防护工作。

第三章  船员档案的范围及保管期限

第九条  船员档案的范围

（一）船员考试、评估：

1．适任考试成绩登记表（永久）

2．适任评估成绩登记表（永久）

（二）船员证书管理：

1．船员证书发放、数量统计表（长期）

2．海员证（短期）：

（1）确定海员出境任务的文件（包括办理海员证批件，出国人员审查批件等）；

（2）海员证申请表。

3．专业、特殊培训合格证（永久）：

专业、特殊培训合格证补发申请表

4．船员服务簿（永久）：

（1）船员服务簿申请表；

（2）船员体格检查表；

（3）居民身份证和户籍相关页复印件；

（4）水手、机工适任培训证明原件（如有）；

（5）经核实的毕业证书、结业证书、资格证书、培训证明复印件(如有)。

5．适任证书（永久）：

（1）船员适任证书申请表；

（2）船员体格检查表；

（3）毕业证书复印件、学历证明；

（4）适任考试合格证或成绩通知书；

（5）船员丢失、损坏适任证书等证件的证明文件（如有）；

（6）船员档案迁移证明或同意接收船员档案证明（如有）；

（7）专业技术资格证书申请表（如有）；

（8）船上见习或实习记录簿中的“评价报告"（如有）；

（9）海事行政处罚决定书（如有）。

6．各种《证书发证记录》（永久）。

（三)船员培训管理：

1．船员专业培训考试名册、考试和评估成绩单（永久）；

2．船员特殊培训考试名册、考试和评估成绩单（永久）。

第十条  船员档案保管期限划分为永久（50年以上）、长期（1 5年一50年）、短期（15年以下）三种。

第十一条  船员档案应从船员业务办结之日起6个月内建立；船员档案保管期限的计算从建立档案后的下一年1月1日算起。

第四章  船员档案的建立

第十二条  船员管理部门的人员负责收集、整理本岗位工作中产生的属于船员档案归档范围的材料。

第十三条  归档的船员档案要齐全完整，保持它们之间的历史联系，并按照《海船船员技术档案分类编号办法》（见附件一）进行分类编号整理，区分保存价值，分别立卷。

第十四条  船员档案可按下列方式立卷：

（一）船员适任考试评估档案，可按照考试期次将相关资料装订成册，建立集体档案。

（二）船员证书档案

1．船员证书发放、数量统计表，包括月度、年度。

2．船员适任证书档案，应以一人一档方式建立档案。

船员考试发证机关收到迁入船员的“船员技术档案迁移证明”或迁出船员的“同意接收船员档案证明”，应与档案一起立卷。

3．其它船员证书档案，可按照《发证记录》流水号将发证船员的申请表等相关资料按照发证时间和证书号码整理建立集体档案。

4．各种证书的《发证记录》按签发时间、分类立卷。

（三）船员培训档案，可定期将船员培训资料按培训机构、培训项目分类，建立集体档案。

（四）各种档案案卷内应包括卷内文件目录、备考表。

第十五条  需要作为档案保存的业务电子档案，除船员基本信息数据库外，应转化为纸质文件材料与电子文件分别立卷，归档按国家档案局颁布的《电子公文归档管理暂行办法》执行。

对不能作为文本保存的磁盘、光碟、录像带和其他形式的资料，应将其名称、数量、规格、存放处所等基本情况制作明细表与相关纸质材料共同立卷。

第十六条  对水上交通事故等违章处罚或调查取证的文字及声像、磁盘、光盘等载体的船员档案材料，可另行保管并在相应船员证书档案的卷内备考表注明参见号，以备利用。

第五章  船员档案的归档与保管

第十七条  船员管理部门的人员应及时将整理好的船员档案资料，向档案管理人员移交；同时填写移交清单（一式两份）。

第十八条  船员档案管理人员负责船员档案的归档工作，在接收档案时，要逐卷清点，符合要求的方可接收，履行交接手续。

船员档案管理人员对接收的船员档案资料，依据《船员技术档案分类编号办法》进行分类、编目、统计和必要的加工整理，并填写《卷内文件目录》内容。归档案卷应当齐全完整，书写工整，分类清楚，便于查找。

第十九条  归档后的档案，如发现档案内容本身的错误或不齐全，需要修改或补充的，应及时要求相应岗位的工作人员修改补充，同时附备考表注明修改情况，不得在档案上直接涂改。对原提供材料有差错的档案需进行更正的，应在备考表中注明，包括已更正的内容和新发证件的有关内容。

第二十条  船员档案按类别顺序分别排列，同类档案按照生成的时间或流水号顺序和保管期限的不同分别排放。

第二十一条  船员考试发证机关，为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。船员电子数据档案应及时备份保存。

电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

第二十二条  船员档案管理人员对随档案归档的声像材料，应在每盘声像材料注明经办人的姓名、内容、编号、录制人、录制时间等，逐盘登记造册。

第二十三条  各船员考试发证机关应有专门的库房保管船员档案，必须配备专用设施和设备，认真做好防火、防盗、防晒、防虫、防尘、防潮、防鼠、防高温等八防工作。坚持库房安全检查制度，确保档案的安全。

第二十四条  船员档案管理人员按照交通档案统计规定，每年向本单位档案部门报送年度船员档案统计数据。

第六章  船员档案的利用

第二十五条  船员档案原则上提供海事机构在船员管理活动中使用。查、借阅船员档案应在考试发证机关内部进行，并予以登记。

有关机构或利害方进行法律允许的查询时，须凭单位证明和个人有效身份证件，并经船员档案管理部门负责人批准。

第二十六条  档案查、借阅人员对所查、借阅的档案负有安全、保密的责任，不得转借、遗失和污损。严禁在档案上填注、涂改或擅自分拆和抽取案卷。

第二十七条  属于政务公开内容的船员档案信息应向社会开放。

境外机关或个人要求利用船员档案，按国家有关规定办理。

第七章  船员档案的迁移和销毁

第二十八条  船员档案的迁移适用于船员适任证书档案和船员考试档案的迁移。

档案迁移前的所有船员档案，由迁出船员档案的船员考试发证机关负责保管。迁入船员档案的船员考试发证机关负责对新迁入的船员建立和保管迁入后产生的档案。

船员考试发证机关应建立《船员档案迁移登记簿》，及时对迁入和迁出的船员适任证书档案进行登记。

第二十九条  船员需要将船员档案转移到其他船员考试发证机关，应由迁入的船员考试发证机关向迁出船员档案的船员考试发证机关提交“同意接收船员档案证明”（见附件二）。迁出机关经核实后办理迁移手续。

第三十条  船员档案的迁移应按照下述程序进行：

（一）迁出船员档案的船员考试发证机关依据迁入机关的“同意接收船员档案证明”，由船员档案管理人员对迁出船员的情况进行核实，然后填写“船员档案迁移证明”（见附件三），由船员管理部门负责人签署意见后，将“船员档案迁移证明”寄送到迁入船员档案的船员考试发证机关。

（二）迁入船员档案的船员考试发证机关收到“船员档案迁移证明”后填写“船员档案迁移证明（回执）”，在3个工作目内，将“船员档案迁移证明（回执）”寄送迁出船员档案的船员考试发证机关。

第三十一条  船员考试发证机关迁移船员适任证书技术档案应相互协作，不得故意阻碍正常的船员档案转移，不得将迁入船员的“同意接收船员档案证明”、迁出船员的“船员档案迁移证明”或迁入船员的“船员档案迁移证明（回执）”交由船员本人或航运单位携带。

第三十二条  船员档案迁出后，迁出船员档案的船员考试发证机关应将“同意接收船员档案证明”存入在该船员的档案，并在船员管理信息系统中做出标识。

迁出船员档案的船员考试发证机关收到迁出船员档案的“船员档案迁移证明（回执）”后与“船员档案迁移证明（存根）”一起保管。

第三十三条  当船员年龄男满65周岁（女满60周岁）或死亡（含失踪）后，其船员档案再保存5年后可以销毁。

第三十四条  销毁到期或失去保存价值的船员档案，由船员档案管理人员与相关业务人员鉴定后提出意见，列出销毁清单，经船员管理部门负责人审核，考试发证机关主管领导批准后，方可销毁。

第八章  附则

第三十五条  船员考试发证机关在船员考试发证工作中形成的其他资料，均应保存两年以上。

第三十六条  本办法颁布前的有关船员档案管理的规定与本办法不一致的，以本办法为准。

第三十七条  各船员考试发证机关可根据本办法，结合本单位实际情况，制定实施细则。

第三十八条  本办法由中华人民共和国海事局负责解释。

第三十九条  本办法自颁布之日起实施。

附件一：

海船船员技术档案分类编号办法

一、分类编号的原则

（一）本办法所设类目以《海事科技档案分类编号实施细则》为依据，以船员管理活动中形成的材料为基础，结合实际管理需要设置以下类目：

1．船员考试类

2．船员证书类

3．船员培训类

（二）为了使船员档案分类达到条理系统、准确、科学，按其自然形成规律，保持成套性、完整性，避免重复设类的原则，本办法实行大类、属类、小类分级管理，各级类目未包括内容可以增设新类或下级类，但不设其它类。

（三）本办法分类标识采用汉语拼音与阿拉伯数字相结合的方法。按照海事科技档案的要求，代号统一用“GJ”表示；大类、属类、小类用阿拉伯数字表示，在GJ后第一位数字为大类，大类后加一实心圆点，其后的数字为属类，属类后加一实心圆点的数字为小类，如需细分在小类后可再细分下级类。在类号后加“一”横线，其后为船员档案的顺序号。

（四）船员档案的顺序号用大写英文字母表示船员类别代号，“H”表示“海船船员”，后面的数字表示不同的专业或项目，如：

二、分类方案

5.2 船员管理

5.2.1船员考试

5.2.1.1船员适任考试成绩

5.2.1.2船员适任评估成绩

5.2.2船员证书管理

5.2.2.1船员证书发放、数量统计表

5.2.2.2海员证

5.2.2.2.1海员证申请表

5.2.2.2.2确定海员出境任务的文件（包括办理海员证批件，出国人员审查批件等）；

5.2.2.3专业培训特殊培训合格证

专业培训特殊培训合格证补发申请表

5.2.2.4船员服务簿

船员服务簿申请表；

船员体格检查表；

居民身份证和户籍相关页复印件；

水手、机工适任培训证明原件（如有）；

经核实的毕业证书、结业证书、资格证书、培训证明复印件（如有）。

5.2.2.5适任证书

海船船员适任考试、评估和发证申请表；

船员体格检查表；

船员档案迁移证明（如有）；

经核实的航海院校毕业证复印件（如有）；

适任考试合格证明或统考成绩单（如有）；

船上培训或船上见习记录簿的“评价报告”（如有）；

海事行政处罚决定书（如有）。

5.2.2.6发证记录

5.2.3  船员培训

5.2.3.1船员培训机构管理

5.2.3.1.1培训师资备案

5.2.3.1.2培训设施及设备清单

5.2.3.1.3培训抽查记录

5.2.3.2船员培训、考试、评估和发证质量管理

5.2.3.2.1培训机构质量体系文件

5.2.3.2.2   培训机构质量体系审核记录

5.2.3.2.3海事机构质量体系文件

5.2.3.2.4海事机构质量体系审核记录

5.2.3.3专业培训、特殊培训

5.2.3.3.1培训考试名册（进行“熟悉和基本安全培训”前的船员体格检查表）

5.2.3.3.2经核对的培训考试和评估成绩（可利用船员信息系统打印）

来源：中华人民共和国海事局